Hogyan lehet dokumentumokat összefűzni cérnával?

Nem szándékos papírfelbontás, hamisítás, ellenőrzés vagy tárolás megtagadása, kérelmek átvizsgálatlan visszaküldése – ez csak néhány a nem megfelelően rendszerezett belső dokumentáció következményei közül. A pénzbírságok és más nem kívánt események elkerülése érdekében felelős módon kell megszerveznie a firmware-t.

A dokumentumok cérnával történő összefűzésének normáit szabályozó előírások

Nincs GOST, amely az eljárás részletes leírását tartalmazza. A GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” nem foglalkozik a firmware kérdésével, bár egyes források tévesen hivatkoznak rá. Valójában kizárólag a vállalkozás belső alapszabályát, az irodai munkára vonatkozó szabványos utasításokat 2005-től és a Szövetségi Levéltár 76. sz. (2009 decemberétől). Az érdekes információkat a 3.5.3. bekezdés és a 24. számú melléklet tartalmazza.

Mi szükséges a lepedők befűzéséhez?

Az eljárás végrehajtásához először meg kell ismerkednie a kísérő dokumentációval, és csak ezután kell folytatnia az eszközök kiválasztását. Sőt, típusuk gyakran az adott dokumentum vastagságától és fontosságától függ. Így a nagyon vékony papírok kezelésekor könnyebb a tű, a közepes méretűeknél pedig a lyukasztó használata. A terjedelmes, sűrű mappák rögzítése csavarhúzóval és közepesen vastag kötéllel történik.

A firmware-t általában a következő elemek és eszközök segítségével telepítik:

• lyukasztó;
• olló;
• öltésfájl;
• szálak vagy fonatok;
• tű;
• ár;
• ragasztó.

Néha fúrót használnak lyukak létrehozására a különösen vastag tömbökön. azonban használata körültekintést, szakértelmet és megfelelő fúróátmérőt igényel. Ami a ragasztót illeti, a szabályok rendkívül egyszerűek. A gumi tilos, mivel más lapra is nyomtatható. Jó lehetőségek: normál nyomtatási PVA, kazein és szilikát. Mindegyiknek megvannak a maga erősségei és gyengeségei, de összességében mindegyik megközelítőleg egyenlő egymással.

Fontos! A szilikát ragasztó sárga kérget hagy maga után, és a ceruza nem biztosítja a védelemhez szükséges rögzítési szintet.

A szálakra is speciális követelmények vonatkoznak. Ők közepesen vastagnak, nagyon tartósnak és nem folyónak kell lennie. A Mylar szalag megfelel ezeknek a kritériumoknak. Ha hiányzik, használjon kemény szálat. A pamut is megfelelő, de csak akkor, ha sokszor össze van hajtva (sűrűsödés és a szakadásállóság növelése érdekében).

Fontos! A kézi menetes módszer nem az egyetlen lehetséges megoldás. A varráshoz speciális gépeket, gépeket találtak ki.Némelyikük rugóval, műanyaggal vagy fémmel rögzíti az egyes lapokat (az első opciót könnyű kivarrni). Mások varratmentes ragasztást biztosítanak.

Lépésről lépésre, hogyan kell a dokumentumokat cérnával összefűzni

A módszerek közötti fő különbség a lyukak száma és a köztük lévő távolság. E kritérium szerint megkülönböztetik a 2, 3, 4 és 5 lyukú módszereket. Néha a firmware további szögletes változatát is használják. Korlátozott számú dolgozathoz azonban alkalmas (aktákra és jelentésekre nem).

Két lyukban

A legegyszerűbb lehetőség. Alkalmas olyan belső papírok kezelésére, amelyeket később nem nyújtanak be külső hatóságoknak felülvizsgálatra.

A műveletek algoritmusa:

• nyomtatja ki a dokumentumot, rendszerezze a lapokat;
• lyukasztás lyukasztóval;
• cérna;
• csomót készíteni a szálon (nem lehet az elülső oldalon);
• vágjon ki egy lapot a varrófájlból;
• ragasszuk rá a csomóra, hogy a kötél végei ne legyenek teljesen lefedve (lejjebb kell végződniük);
• töltse ki a firmware lapot.

A kitöltendő elemek már ki vannak nyomtatva a firmware lapra. Már csak a megfelelő jellegű feliratok elkészítése van hátra. Javasolt pasztaszín: kék vagy fekete. Általában ezt a kérdést a vállalkozásnál kidolgozott szabványok szabályozzák.. Ha nincs ilyen dokumentum, a munka kék tollal történik.

Ha nincs varrott lap, akkor vágjunk ki egy 3x5 cm-es fehér papírt, majd ragasszuk fel, és tegyük rá a „varrott és számozott” feliratot. Ezen kívül fel kell tüntetni az oldalak számát, valamint a felelős személy adatait és aláírását, valamint a dátumot. A tetején pecsét található.

Fontos! Pecsét helyett viaszlenyomat is használható, de ez elavult és kevésbé megbízható töltési forma.

Három defekt

Kezdésként érdemes feltérképezni, hogy pontosan hol lesznek a lyukak. Ideális esetben középre kell helyezni őket, hacsak másképp nem írják elő. Ezeknek is egyenlő távolságra kell lenniük egymástól. Ezeket a dokumentum bal szélére kell helyezni.

A folyamat lépésről lépésre történő bemutatása:

• egy tűvel pontosan a lap bal szélének közepén végezzen szúrást (a tű a hátsó oldalról lép be, és az elülső oldalról jön ki);
• végezzen egy második szúrást (a tű a dokumentum elülső oldaláról lép be, és hátulról jön ki);
• végezzen egy harmadik szúrást (a tű hátulról lép be, és elölről jön ki);
• szúrja vissza a tűt az 1. számú lyukba;
• kössön csomót (hagyjon legalább 7 cm-t a száltól);
• ragassza fel a firmware lapot;
• biztosítsa.

Négykor

A lépések sorrendje:

• lyukak készítése;
• a tű behelyezése a hátoldalról (jobbról balra számolva a 2-es lyukba kell mennie);
• befűzünk egy tűt és cérnát a jobb oldalon lévő 1 lyukba;
• majd a szálat ismét a jobb oldali 2. lyukba küldjük;
• ezután a tűt a jobb oldali 3. lyukba küldjük;
• majd lépjen tovább a bal szélső szúrásra;
• vissza a 3. lyukba;
• vidd át a másik oldalra és köss csomót.

Csomó kialakításánál ügyelni kell arra, hogy a szál ne ereszkedjen meg egyetlen helyen sem. Szorosan és szépen rögzítse az oldalakat.

Ötkor

Ezt a technikát rendkívül ritkán használják. A felügyeleti és szabályozó hatóságok általában elégedettek a 3-4 lyuk lehetőséggel. Az 5-re való növekedés azt jelzi, hogy a szóban forgó iratok a legszigorúbb elszámoltathatóságú és kiemelt fontosságú dokumentumok. Például így kezelnek egyes adóbevallásokat.

Fontos! Ha 5 lyuk van, akkor a ragasztott téglalapot selyempapírból kell kivágni, és a lyukakat egymástól 5 cm távolságra kell elhelyezni.

A tű beszúrásának sorrendje a furat számától függően (bármilyen éltől megszámolható):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

Ebben a szakaszban a szálat csomóval kell rögzíteni.

A sarokba

A charter és a kereskedelem egyes papírjai sarok módszerrel varrhatók. Ezzel a módszerrel egyetlen lyuk készül a bal felső sarokban lévő lyukasztóval. Egy félbehajtott szalag (40 cm) van belefűzve. Helyezze be úgy, hogy az ívelt középső rész a hátoldalon, a vége pedig az elülső oldalon legyen.

Ezután a farkokat befűzik a hurokba. Ez csomót hoz létre. A dokumentum nem elülső oldalára kell helyezni, és egy téglalap alakú papírlappal rögzíteni kell. A papírlapra ezt írják:

• varrott, számozott;
• lapok száma (betűk és számok, ez utóbbiak zárójelben legyenek);
• a munkavállaló kezdőbetűi az aláírással együtt (az utolsó az első, dekódolása utána látható).

A bekötött iratok elkészítésének követelményei

Ne varrjon tűzőgéppel, ragasztóval vagy gemkapcsokkal. Nem biztosítják a megfelelő szintű védelmet: az ilyen rögzítési módokkal csendesen eltávolíthatja a rögzítőelemet, eltávolíthatja a lapokat, cserélheti őket vagy újakat adhat hozzá. Ha egy könyvvizsgáló, adószolgálat vagy más szabályozó szerv lát egy ilyen módon összefűzött dokumentumot, akkor a szervezetnek különféle problémái lehetnek., kezdve a jelentések elfogadásának megtagadásával, és az ultimátum kiadásával zárva, hogy azonnal javítsák ki az archívumban található összes fontos iratot.

Fontos! Ha kételkedik saját képességeiben, vagy nagy mennyiségű dokumentum újratöltésének szükségességével szembesül, érdemes szakemberekhez fordulni segítségért. Az ilyen jellegű szolgáltatásokat levéltárak és nyomdák nyújtják. Ugyanakkor nem kell megvárni a megrendelés azonnali végrehajtását a szervezetek leterheltsége miatt. Főleg a beszámolók, oklevelek benyújtásának időszakában van sok munkájuk.

A lyukak száma valójában fontos szerepet játszik. A szükséges szám meghatározásakor a szerződés fontosságából kell kiindulni. A tartalmilag legegyszerűbb dokumentáció 2 lyukkal van varrva, a különösen értékes dokumentáció pedig 5 lyukkal.

A lyukak közötti távolságot is figyelembe veszik. A legjobb megoldás: mindegyik az előzőtől 3 cm-re helyezkedik el.A követelmény teljesítése érdekében előkészítő igazítás történik: előre megtervezik, hol kell a lyukakat készíteni. azonban A szabályos vonalak nem mindig segítenek. Például nagyon vastag dokumentumok vagy magazinok iktatásakor gyakran előfordulnak ferde lyukak. Amikor velük dolgozik, használjon csúszdát, és rendkívül óvatosan járjon el. Jobb, ha a használt cérnát befűzi a tűbe - ez segít a helyes és pontos behelyezésben.

Különös figyelmet fordítanak az oldalszámozásra. Főbb pontok a témában:

• arab számokat használnak;
• a számok növekvő sorrendben vannak elrendezve;
• Elhelyezés: jobb felső sarok;
• a szám nem haladhatja meg a lap szélét;
• a pályázatok számozáshoz is tartoznak;
• számozás típusa az alkalmazáshoz: folyamatos;
• levél csatolásakor a borítéktól kezdve készül a jelentés (az első szám kerül rá);
• a levél minden oldala a bemutatás sorrendjétől függően számozott;
• Több kötetben bemutatott esettel való munka esetén mindegyik tartalma külön számozásra kerül.

Különleges a nyomtatás is megközelítést igényel. Utoljára kell telepíteni és úgy, hogy egyszerre legyen a firmware lapon és a dokumentumon. Ha egy egyéni vállalkozó nem rendelkezik személyes pecséttel, akkor kihagyhatja ezt a lépést.

Fontos! Ha ezt követően a dokumentumot mappába helyezi, akkor nem kell a mappa hátuljára ragasztani a „varrott, számozott, aláírt” lapot. Erre a megfelelő hely az utolsó varrott lap hátoldala.

Az öltőlap kitöltésekor nincs szükség aprításra. Minden információnak könnyen olvashatónak kell lennie. A rövidítések szintén nem megengedettek. Ezenkívül a bejegyzést úgy kell formázni, hogy az mind a dokumentum tetejére, mind a beillesztett papír téglalap tetejére kerüljön.

Fontos! Ha az igazolás meghatalmazás alapján történik, annak számát és aláírásának dátumát fel kell tüntetni.